El calendario laboral es un documento obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, muchas pymes lo elaboran sin una metodología clara, lo que puede generar confusión interna, errores en la planificación de personal o incluso conflictos. En esta guía amplia se detalla cómo elaborar correctamente el calendario laboral 2026: qué debe incluir, qué normativa lo regula y cómo organizar su implantación dentro de la empresa.

1. Qué es exactamente el calendario laboral y para qué sirve.

El calendario laboral es un documento que recoge, de manera anual, la organización del tiempo de trabajo en la empresa. No es un simple listado de festivos, sino una herramienta de planificación que permite:

• Conocer la jornada anual aplicable.
• El exceso que se produzca.
• Organizar vacaciones y descansos.

Su elaboración viene obligada por el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores

2. Normativa aplicable al calendario laboral.

La elaboración del calendario se apoya en tres elementos fundamentales: el Estatuto de los Trabajadores, el convenio colectivo y el calendario oficial de festivos.

A) Estatuto de los trabajadores.

En su artículo 34 establece que todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, están obligadas a elaborar y exponer el calendario laboral en un lugar visible dentro del centro de trabajo.

Además, regula el marco normativo para la jornada que todos los convenios colectivos deben respetar.

b) convenio colectivo.

Cada convenio puede regular:

• Jornada anual concreta.
• Descansos.
• Posibilidad de distribución irregular de la jornada.
• Especificidades para las vacaciones.
• Festivos de convenio.

El calendario debe adaptarse siempre a lo que diga el convenio.

c) Festivos oficiales.

Se deben incluir:

• Festivos nacionales
• Festivos autonómicos
• Festivos locales (habitualmente 2)

Para 2026, las comunidades autónomas y ayuntamientos ya han publicado sus calendarios oficiales, y deben integrarse sin alteraciones en el calendario interno de la empresa.

3. Cómo preparar el calendario paso a paso.

PASO 1: Antes de empezar, reúne la información relativa a:

• Jornada anual del convenio.
• Festivos oficiales de 2026.
• Horarios aplicados por la empresa.
• Políticas de vacaciones y permisos.

Aunque no exista un modelo oficial único, un calendario laboral completo debe reflejar, de manera clara, la distribución anual de la jornada. Esto implica detallar la jornada anual establecida en el convenio y su reparto aproximado a lo largo de los meses del año. También debe especificar el horario habitual de trabajo, el régimen de pausas y los descansos semanales que se aplicarán de forma general.

El calendario debe integrar los festivos nacionales, autonómicos y locales. Los últimos suelen publicarse algo más tarde y conviene asegurarse de que se han incorporado correctamente antes de cerrar el documento. En relación con las vacaciones, la empresa no está obligada a asignar días concretos a cada persona, pero sí es oportuno reflejar en el calendario el período de disfrute de vacaciones, si este está limitado en un período determinado.

PASO 2: Preparar el documento, para ello os adjuntamos un modelo de calendario.

PASO 3: Antes de validarlo es recomendable:

• Revisarlo con responsables o mandos intermedios que conocen el día a día de la actividad.
• Verificar que cumple con los límites legales establecidos en materia de jornada.

PASO 4: Consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.

Una vez se ha elaborado, cuando en la empresa exista representación legal de las personas trabajadoras (RLPT), la consulta es imprescindible. La empresa debe presentar una propuesta, recoger las observaciones realizadas por esta mediante informe y, en la medida de lo posible, valorar y dar respuesta a las mismas. Aunque la aprobación final corresponde a la empresa, la consulta con la RLPT es necesaria de acuerdo con la Disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo.

PASO 5: Finalmente, cuando se ha elaborado, revisado con negocio y consultado con la RLPT debe publicarse y hacerse accesible para toda la plantilla:

• Tablero físico en un lugar visible.
• Intranet o portal del empleado.
• Comunicación interna formal.

4. ¿Qué ocurre si la empresa no realiza el calendario?

Además de la incertidumbre y malestar que genera a las personas trabajadoras no disponer de un calendario laboral, así como la dificultad organizativa que ello puede conllevar a lo largo del año, no elaborar y exponer en un lugar público el calendario está considerado una infracción leve en la normativa laboral, pudiendo sancionarse con multa de 70 a 750€.

El importe pudiera no parecer muy relevante para algunas empresas, pero es fácilmente evitable.

¿Estáis listos para preparar vuestro calendario laboral?