Gestionar la jornada y el horario de las personas trabajadoras es una de las tareas más importantes y, al mismo tiempo, delicadas dentro de la empresa. La forma en que se organizan las horas de trabajo afecta directamente la productividad, la motivación del equipo y la posibilidad de conciliación de la vida profesional y familiar.

Sin embargo, muchas veces surgen dudas sobre hasta qué punto la organización puede modificar estos aspectos de manera unilateral y cuándo es necesario negociar o alcanzar acuerdos con las personas trabajadoras o sus representantes legales.

En este artículo vamos a desglosar de manera clara y práctica qué puede cambiar la empresa de manera unilateral, qué modificaciones requieren negociación o acuerdo y cómo gestionar estos cambios de manera estratégica para proteger tanto a la organización como al bienestar de las personas trabajadoras.

1. Comprender los conceptos básicos.

Antes de entrar en los límites legales, conviene diferenciar tres conceptos que a veces se confunden: la jornada laboral, el horario de trabajo y la distribución irregular de la jornada.

La jornada laboral se refiere al número total de horas que la persona trabajadora debe realizar, ya sea diario, semanal o anual. La jornada máxima anual viene establecida en el convenio colectivo de aplicación y, en su defecto, en el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que, por el momento, se establece en 40 horas semanales en cómputo anual (1826). La jornada establece el marco general, pero no indica en qué momento concreto se realizan las horas de trabajo.

El horario de trabajo, en cambio, define esas horas concretas: cuándo comienza la jornada, cuándo finaliza y cómo se distribuyen los descansos dentro del día y la semana. Por ejemplo, un horario de 9:00 a 18:00 con una hora de descanso no solo organiza la jornada, sino que también condiciona la disponibilidad de las personas trabajadoras y la coordinación del equipo.

Finalmente, la distribución irregular de la jornada es un concepto que permite cierta flexibilidad a la empresa para modificar los horarios previamente establecidos. Así pues, esta figura nos permite organizar la jornada de forma diferente a lo largo del año modificando los horarios pero no reducirla o ampliarla en cómputo anual.

2. La jornada laboral: qué puede cambiar la empresa.

En materia de jornada, la capacidad de la empresa para modificarla de forma unilateral es muy limitada.

Aunque el artículo 41 del Estatuto de los Trabajadores (ET) regula la modificación sustancial de condiciones de trabajo, incluyendo la jornada entre las materias que pueden verse afectadas, el artículo 12 del propio ET establece que:

“La conversión de un trabajo a tiempo completo en un trabajo a tiempo parcial y viceversa tendrá siempre carácter voluntario para la persona trabajadora, y no podrá imponerse de forma unilateral ni como consecuencia de una modificación sustancial de condiciones de trabajo al amparo del artículo 41.1.a).”

Por tanto, la transformación de un contrato a tiempo completo a uno a tiempo parcial (o viceversa) solo puede realizarse mediante un acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, a través de una novación contractual.

En cambio, sí es posible, amparándose en el artículo 41 ET, modificar – ampliando o reduciendo – la jornada de un contrato que ya es a tiempo parcial, siempre que exista una causa económica, técnica, organizativa o productiva que justifique la ampliación o reducción de horas.

Además, conviene recordar que la jornada anual efectiva se refleja en el calendario laboral de la empresa, cuya elaboración es obligatoria. Este calendario permite definir con claridad qué días se va a trabajar, cuáles serán de descanso y cuáles días festivos y con ello, calcular si se genera algún exceso de horas a favor de la empresa o de las personas trabajadoras, teniendo en cuenta la jornada máxima anual establecida en el convenio colectivo o, en su defecto, en la ley.

Si tienes dudas sobre cómo preparar correctamente este calendario, puedes consultar la entrada dedicada a como preparar el calendario laboral donde se explica paso a paso cómo planificar la jornada anual de manera ajustada a la normativa y a las necesidades organizativas.

3. Horario de trabajo: entre flexibilidad y límites legales.

El horario de trabajo ofrece más margen de maniobra que la jornada, pero también está sujeto a límites claros. La empresa puede organizar los turnos y distribuir las horas dentro de la jornada pactada, siempre respetando los descansos y los períodos de aviso establecidos en el convenio colectivo.

Cambios como adelantar o retrasar el inicio de la jornada en una franja razonable, modificar ligeramente la hora de finalización o ajustar turnos puntuales para atender necesidades concretas suelen considerarse modificaciones ordinarias y pueden aplicarse de manera unilateral, siempre que se comunique previamente a las personas trabajadoras y no afecte de manera significativa a su organización personal.

No obstante, existen situaciones que se califican como modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo, que requieren un procedimiento formal y, si es colectiva, de la intervención de los representantes legales de las personas trabajadoras (RLPT).

Entre estas situaciones se incluyen, por ejemplo, cambiar de manera habitual el turno de mañana a turno de tarde, modificar la jornada diaria en más de una hora o alterar de forma regular los días de trabajo asignados. En estos casos, la empresa debe comunicar la medida con al menos 15 días de antelación, justificar la necesidad por motivos económicos, técnicos, organizativos o productivos e informar a la RLPT. Si la medida es colectiva, será necesario un período de negociación con la RLPT.

Algunos ejemplos concretos ayudan a clarificar la diferencia entre modificaciones ordinarias y sustanciales:

• Cambio unilateral permitido: adelantar el inicio de la jornada de 9:00 a 8:45 por necesidades puntuales de coordinación con clientes, siempre que no se repita de forma habitual.
• Cambio sustancial: pasar a una persona trabajadora de forma permanente de un turno de mañana a uno de tarde por reducción de la plantilla en ese turno.

Por lo tanto, los cambios no pueden realizarse de manera improvisada. La comunicación clara y anticipada, la documentación de la justificación organizativa y, cuando proceda, el diálogo previo la representación legal de las personas trabajadoras son claves para minimizar conflictos, mantener la confianza del equipo y garantizar que la empresa cumpla con la normativa.

4. Distribución irregular de la jornada: flexibilidad legal

La distribución irregular de la jornada es un mecanismo que permite cierta flexibilidad para adaptarse a la demanda de trabajo en diferentes períodos del año. La ley establece que hasta un 10 % de la jornada anual puede distribuirse de manera distinta a la habitual sin necesidad de acuerdo con individual ni con la RLPT. Esto resulta especialmente útil en sectores con picos de actividad estacionales, como logística, comercio o producción.

Por ejemplo, una empresa puede concentrar más horas de trabajo en noviembre y diciembre para atender la temporada alta y compensarlas con menos horas en otros meses, siempre respetando la duración máxima diaria establecida en convenio, que suele ser de 9h, y los descansos obligatorios.

Si la empresa quiere distribuir más del 10 % de la jornada de forma irregular, sí será necesario negociar con la persona trabajadora o con los representantes legales.

La distribución irregular no genera horas extraordinarias, al no superarse la jornada anual, simplemente se realizan más horas en un período y menos en otro. Así, la distribución irregular bien gestionada permite a la organización mantener la productividad sin necesidad de horas extraordinarias excesivas y, al mismo tiempo, facilita la conciliación si se compensa correctamente.

5. Riesgos de no respetar los límites en materia de jornada y tiempo de trabajo.

Ignorar las normas sobre jornada y horario puede generar problemas importantes. Entre los principales riesgos se encuentran:

1. Reclamaciones judiciales por modificaciones no ajustadas a derecho.
Cambiar horarios, turnos o sistemas de distribución de jornada sin seguir el procedimiento adecuado puede considerarse una modificación sustancial de las condiciones de trabajo. Esto permite que la persona trabajadora impugne la decisión ante los tribunales, con el consiguiente coste económico, reputacional y de gestión del conflicto. Además, si el cambio se declara injustificado, puede obligar a la empresa a revertir la medida e indemnizar a la persona afectada.

2. Sanciones administrativas.
La Inspección de Trabajo presta especial atención al cumplimiento de las normas sobre jornada, descansos y registro horario. El incumplimiento de estas normas está tipificado como infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, con sanciones de multa de entre 751 y 7.500 euros.

3. Deterioro del clima laboral y la motivación.
Más allá del plano legal, las decisiones unilaterales o poco transparentes en materia de jornada y horarios pueden generar sensación de inseguridad e inequidad. Esto afecta a la confianza en la organización, incrementa la rotación y dificulta la atracción de talento.

4. Conflictos colectivos.
Cuando una decisión sobre jornada u horario afecta a un colectivo amplio y no se siguen los procedimientos de información y negociación exigidos, el riesgo ya no es una simple reclamación individual, sino una demanda de conflicto colectivo. En estos casos, la medida puede ser declarada injustificada o incluso nula, obligando a su reversión. Además, si se acredita que la empresa ha eludido o vaciado de contenido la participación de la representación legal o sindical, el asunto puede escalar a una vulneración del derecho fundamental a la libertad sindical, con la consiguiente declaración de nulidad radical, posibles indemnizaciones por daños y un impacto reputacional y relacional significativo.

En definitiva, la gestión de la jornada no es solo una cuestión de cumplimiento. Es una palanca estratégica que, bien utilizada, protege a la organización y fortalece su posicionamiento como empleadora responsable y atractiva.

6. BUENAS PRÁCTICAS.

Para llevar a cabo una buena organización del tiempo de trabajo de manera estratégica, pero respetando el marco normativo, conviene tener en cuenta algunas pautas básicas:

Revisión de contratos y convenios: Antes de cualquier cambio, hay que comprobar qué permite el contrato y el convenio colectivo, así como cualquier acuerdo interno de flexibilidad.

Comunicación clara y formal: Los cambios, aunque sean unilaterales, deben comunicarse por escrito y con el preaviso adecuado. Explicar los motivos y los beneficios —cuando los haya— ayuda a que las personas trabajadoras comprendan la necesidad del cambio y reduzca la resistencia.

Documentación: Mantener un registro de todas las decisiones, justificaciones y comunicaciones es esencial para proteger a la empresa frente a posibles reclamaciones. Esto incluye especialmente las modificaciones sustanciales y la distribución irregular de la jornada.

Flexibilidad y compensación: Siempre que sea posible, estudiar la posibilidad de ofrecer alternativas como turnos flexibles, voluntariedad en la adscripción al cambio, días libres compensatorios o ajustes individuales puede minimizar el impacto del cambio y mantener la motivación del equipo.

7. Cinco preguntas clave para analizar un cambio de horario o jornada

Para ayudarte a determinar si un cambio puede hacerse unilateralmente o si se trata de una modificación sustancial que requiere de justificación económica, técnica, organizativa o productiva y, si es colectiva, negociación con la RLPT, te propongo estas cinco preguntas:

1️⃣ ¿El cambio es puntual o habitual?

• Los cambios ocasionales suelen considerarse ordinarios y se pueden aplicar de forma unilateral.
• Los cambios continuos o permanentes tienden a considerarse sustanciales.

2️⃣ ¿Cuánto altera el horario diario?

• Si afecta a la jornada (de parcial a parcial – el cambio a completa solo es posible por acuerdo) siempre será modifiación sustancial de las condiciones de trabajo.
• Variaciones leves del horario (menos de una hora) suelen ser ordinarias.
• Cambios significativos en horas, turno o días de trabajo se consideran sustanciales.

3️⃣ ¿Afecta a la conciliación, descansos o remuneración?

• Impacto mínimo: cambio no sustancial.
• Impacto relevante sobre tiempo libre o días de descanso: cambio sustancial.

4️⃣ ¿Está previsto en el convenio, contrato o acuerdo de flexibilidad?

• Sí, dentro de los márgenes pactados: puede hacerse unilateralmente con los requisitos previstos.
• No, o supera lo previsto: modificación sustancial.

5️⃣ ¿Existe una causa económica, técnica, organizativa o productiva (ETOP) que lo justifique?

• Si no hay causa: no se puede imponer el cambio.
• Si existe y está debidamente documentada: cambio sustancial procedente, siguiendo el procedimiento formal.

💡 Consejo práctico: Si la mayoría de las respuestas indican un impacto relevante, es recomendable tratar el cambio como sustancial. Si, por el contrario, las respuestas muestran un cambio leve, puntual y dentro de lo previsto por el convenio, puede aplicarse de manera unilateral, siempre con comunicación clara y respetando descansos y derechos básicos.

Para cualquier profesional de Recursos Humanos, entender los límites legales y las posibilidades de flexibilidad es fundamental. La empresa puede modificar ciertos aspectos de la jornada y del horario, pero siempre dentro de los límites establecidos por la ley, el contrato y el convenio colectivo.

Gestionar estos aspectos de manera estratégica no solo protege a la organización frente a riesgos legales, sino que también fortalece la motivación, la equidad y la confianza de las personas trabajadoras. Una comunicación clara, documentación rigurosa y, cuando sea posible, medidas de compensación son las claves para convertir lo que podría ser un conflicto en una oportunidad de gestión eficiente y responsable.