Si gestionas personas, sabes que hay decisiones que no admiten margen de error.

Instalar cámaras, grabar conversaciones o utilizar esas imágenes en un expediente disciplinario no es solo una cuestión técnica: es una decisión que puede derivar en la nulidad de una sanción o de un despido o incluso en una sanción por vulneración de derechos fundamentales y protección de datos.

Este artículo aborda, de forma clara y práctica, cuándo es lícito instalar sistemas de videovigilancia, qué límites existen en la grabación de conversaciones, y en qué condiciones esas pruebas pueden utilizarse en un procedimiento disciplinario o como base de una extinción contractual.

Todo ello para que puedas tomar decisiones con seguridad jurídica y evitar riesgos innecesarios para la organización.

1. Cámaras de videovigilancia: condiciones legales.

Cuando hablamos de videovigilancia en el ámbito laboral, desde una perspectiva jurídica es crucial entender que no todas las grabaciones ni todos los contextos son iguales. La clave para RRHH es saber qué tipo de medida se está aplicando y qué obligaciones de información y derechos de la persona trabajadora se activan en cada caso, porque un error en este punto no solo puede invalidad la prueba, con la consecuente dificultad de probar los hechos sancionados, sino también generar responsabilidad por vulnerar derechos fundamentales de la persona trabajadora (privacidad y propia imagen).

📌 Cámaras «permanentes» o de control general: obligación de informar.

Cuando la empresa instala sistemas de videovigilancia de forma habitual (por ejemplo, cámaras de seguridad en zonas de atención al público, accesos, etc.), se produce un tratamiento de datos que requiere transparencia. Esto significa que debe darse información a las personas trabajadoras:

• Se debe informar de forma previa, expresa, clara y concisa sobre la existencia del sistema de cámaras;
• Especificar la finalidad del sistema (por ejemplo, garantizar la seguridad o prevenir hurtos) e informar de que las imágenes o datos obtenidos podrán utilizarse como base para la adopción de medidas disciplinarias, en su caso.
• Respetar los criterios de necesidad, idoneidad y proporcionalidad.

En este sentido, la LOPDGDD, en su artículo 89 regula: «1. Los empleadores podrán tratar las imágenes obtenidas a través de sistemas de cámaras o videocámaras para el ejercicio de las funciones de control de los trabajadores o los empleados públicos previstas, respectivamente, en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y en la legislación de función pública, siempre que estas funciones se ejerzan dentro de su marco legal y con los límites inherentes al mismo. Los empleadores habrán de informar con carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores o los empleados públicos y, en su caso, a sus representantes, acerca de esta medida.«

El Tribunal Constitucional ha confirmado (Sentencia de 29 de septiembre de 2022) que para la instalación y uso de videovigilancia se exige informar antes a las personas trabajadoras, aunque no se requiera consentimiento expreso por entenderse este implícito en la relación contractual.

En resumen, para poder usar las imágenes de las cámaras de vigilancia de la empresa para fundamentar actuaciones disciplinarias, se requiere:

📌Cámaras «ocultas» o específicas para investigar hechos infractores.

Más conflictivo es el uso de cámaras de videovigilancia sin previo aviso a las personas trabajadoras, que se implementan para comprobar una sospecha fundada de infracción, por ejemplo, sospecha razonable de hurto, fraude u otra conducta irregular.

No estamos hablando de un sistema permanente de videovigilancia ya informado y señalizado, sino de una medida puntual que se activa para verificar una sospecha concreta: pérdidas reiteradas de producto, descuadres de caja, manipulación irregular de mercancía, accesos indebidos a información, etc.

En estos supuestos, la empresa puede plantearse instalar cámaras sin comunicarlo previamente a la persona trabajadora afectada. Y la pregunta clave es: ¿es lícito hacerlo y utilizar después esas imágenes para basar una actuación disciplinaria?

La referencia obligada es la STEDH (Gran Sala) de 17 de octubre de 2019, caso López Ribalda II c. España, que avaló la utilización de cámaras ocultas instaladas de forma temporal ante pérdidas significativas y sospechas fundadas de hurto. El Tribunal entendió que no hubo vulneración del derecho a la vida privada porque la medida:

• respondía a una sospecha razonable y objetiva,
• tenía un alcance limitado en el tiempo y en el espacio,
• afectaba a una zona de trabajo abierta al público,
• y perseguía un fin legítimo (proteger el patrimonio empresarial).

¿Cuándo puede ser válida esta medida?

Para que una grabación sin aviso previo pueda superar el filtro judicial y servir como prueba para basar una actuación disciplinaria, deben concurrir cumulativamente estos elementos:

1. Sospecha fundada y concreta. No basta con una intuición o un control preventivo genérico. Deben existir indicios objetivos: descuadres reiterados, denuncias internas, anomalías detectadas, auditorías previas, etc.
2. Finalidad legítima. La medida debe estar orientada a verificar una conducta potencialmente grave, no a un control indiscriminado o prospectivo de toda la plantilla.
3. Idoneidad y necesidad. La grabación debe ser útil para comprobar los hechos y no debe existir otra alternativa menos invasiva igualmente eficaz (por ejemplo, controles documentales, auditorías internas, supervisión ordinaria).
4. Proporcionalidad estricta. Debe limitarse:
   • en el tiempo (medida temporal, no indefinida),
   • en el espacio (zonas concretas, no toda la empresa),
   • y en las personas afectadas (no vigilancia masiva indiscriminada).
5. Respeto de zonas especialmente protegidas. Nunca sería admisible en vestuarios, aseos o espacios de descanso.

En este sentido, es interesante recordar lo que la guía sobre la protección de datos en las relaciones laborales de la Agencia Española de Protección de Datos establece sobre la videovigilancia:

2. Grabación de audio: un límite importante.

No estamos ante una medida equiparable a la simple captación de imágenes. La grabación de conversaciones incide de forma mucho más intensa en el derecho a la intimidad, ya que permite acceder al contenido de las comunicaciones y no solo a conductas externas.

La LOPDGDD, en su artículo 89, contempla expresamente la videovigilancia como facultad empresarial de control dentro del marco del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, no reconoce la grabación de sonido como mecanismo ordinario de supervisión laboral.

En este sentido, la Agencia Española de Protección de Datos ha reiterado que la captación de audio solo podría admitirse ante riesgos relevantes para la seguridad de personas, instalaciones o bienes, y siempre que la medida sea estrictamente necesaria y proporcionada. En la práctica, esto nos sitúa ante supuestos muy concretos —por ejemplo, determinados entornos de alta seguridad— y no ante herramientas habituales para evaluar el desempeño profesional.

Desde la óptica constitucional, cualquier medida de control debe superar el conocido triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad en sentido estricto. En el caso del sonido, este análisis es particularmente riguroso, ya que normalmente existen alternativas menos intrusivas —como la videovigilancia sin audio o medidas organizativas— que permiten alcanzar la misma finalidad.

Conviene añadir una precisión relevante en el ámbito probatorio: es válida la grabación de una conversación cuando quien graba forma parte de ella. Es decir, si la empresa pretende registrar una conversación entre una persona trabajadora y un tercero sin intervenir directamente, la justificación deberá ser especialmente sólida. En cambio, si la propia persona trabajadora graba una conversación en la que participa, podrá aportarla como medio de prueba en su defensa judicial.

3. Uso de grabaciones como prueba disciplinaria.

La cuestión no es solo si la empresa puede grabar, sino si esa grabación va a sostener un expediente disciplinario ante un juzgado. Porque una prueba mal obtenida no solo pierde valor: puede contaminar todo el procedimiento.

Antes de analizar el contenido de la grabación, los tribunales examinan cómo se obtuvo. Si la captación vulnera derechos fundamentales (intimidad, protección de datos, secreto de las comunicaciones), la consecuencia puede ser:

• inadmisión de la prueba,
• improcedencia del despido por falta de acreditación suficiente,
• o incluso nulidad si se aprecia lesión de derechos fundamentales.

Por eso el control judicial empieza siempre por el llamado juicio de proporcionalidad: idoneidad, necesidad y proporcionalidad en sentido estricto.

Si la grabación supera ese filtro (por ejemplo, cámaras informadas correctamente o medida puntual justificada ante sospechas fundadas), entonces puede valorarse como prueba válida.

Superado el debate sobre la licitud, entramos en el terreno procesal. Para que la grabación sea sólida en juicio, debe poder acreditarse:

• autenticidad (que no ha sido manipulada),
• integridad (que no está editada),
• trazabilidad (quién tuvo acceso y cómo se custodia),
• y contextualización (qué ocurre antes y después de los hechos).

4. Recomendaciones prácticas para recursos humanos

Para que las grabaciones y cámaras se conviertan en una herramienta útil y segura, conviene seguir un enfoque claro y práctico:

1. Audita antes de instalar.
   • Justifica de manera objetiva por qué se necesitan cámaras y qué riesgos se quieren mitigar.
   • Define con precisión dónde se colocan, evitando zonas de intimidad (vestuarios, aseos, áreas de descanso).
   • Evalúa cómo proteger la privacidad y limitar la captación a lo estrictamente necesario.
2. Informa de forma transparente.
   • Coloca carteles visibles sobre la existencia de cámaras.
   • Establece políticas internas que expliquen: qué datos se captan, con qué finalidad y qué derechos tienen las personas trabajadoras.
3. Documenta todo.
   • Mantén registros de tratamiento, políticas internas y constancia de que la información se comunicó.
   • Guarda evidencia de las medidas adoptadas y de la cadena de custodia de las grabaciones. Esto facilita la defensa en caso de disputa.
4. Evita el audio salvo casos excepcionales.
   • La captación de sonido es extremadamente intrusiva y difícil de justificar.
   • Solo se debe valorar en supuestos muy concretos y graves, siempre con asesoramiento legal previo.
5. Consulta antes de actuar.
   • Ante sospechas de conductas graves, evalúa proporcionalidad, necesidad y alternativas menos invasivas antes de activar cualquier grabación.
   • Una revisión previa por legal y protección de datos puede evitar sanciones, nulidad de despidos y conflictos internos.