La gestión del finiquito es uno de los momentos más delicados en la relación laboral. Aunque puede parecer un trámite administrativo, un cálculo incorrecto o una entrega poco transparente puede derivar en reclamaciones, conflictos legales y un impacto negativo en la reputación de la empresa.

Por ello, resulta fundamental que los profesionales de recursos humanos comprendan no solo qué incluye un finiquito, sino también cómo entregarlo y formalizarlo correctamente, minimizando riesgos y asegurando una salida clara y profesional de la persona trabajadora.

En este artículo, abordaremos de forma detallada los tres pilares de la gestión del finiquito: contenido, entrega y firma, y las principales dudas que surgen en cada uno de ellos.

1. Contenido del finiquito: qué debe incluir

El finiquito es el documento en el que se refleja la liquidación final de la relación laboral, esto es, en principio, finaliza cualquier obligación que las partes tuviesen entre ellas. Para la empresa, ello implica abonar los salarios pendientes y aquellos importes de devengo superior al mes que se han devengado hasta el momento de la extinción.

Entre los elementos más frecuentes encontramos:

1. Salario pendiente: corresponde a los días trabajados del mes de finalización de la relación laboral y que, por tanto, aún no han sido abonados.
2. Vacaciones no disfrutadas: el único supuesto legal en el que las vacaciones se pueden pagar. Las vacaciones se van devengando mensualmente y en este momento se deben abonar aquellas devengadas y no disfrutadas. También puede ser a favor de la empresa si, la persona trabajadora, había disfrutado más días de vacaciones de los que tenía devengados esperando devengarlos durante el año, este concepto en el finiquito puede ser negativo.
3. Pagas extraordinarias proporcionales: en empresas que abonan pagas extras en junio o diciembre, se debe calcular la parte proporcional correspondiente hasta la fecha de finalización del contrato.
4. Indemnizaciones: si procede, por despido objetivo o por finalización de contrato, debe abonarse la indemnización en el finiquito.

2. El FINIQUITO VS. INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO.

Existe una idea bastante extendida de que cuando se produce un despido, la persona trabajadora pierde el derecho al finiquito.

Conviene aclararlo bien: el finiquito no está vinculado al tipo de extinción del contrato. Su finalidad es cerrar todas las obligaciones económicas pendientes en la fecha de extinción del contrato. Es decir, liquidar lo que ya se ha devengado y aún no se ha abonado. Por lo tanto, siempre al finalizar la relación, la empresa debe abonar el finiquito.

Otra cuestión distinta es la indemnización. No en todas las extinciones existe derecho a percibirla; dependerá de la causa y del tipo de contrato.

Desde el punto de vista técnico, en el finiquito pueden integrarse:

• La indemnización por despido objetivo.
• La indemnización por finalización de contrato temporal, cuando proceda.

Sin embargo, no debe incluirse la indemnización por despido improcedente. Aunque la empresa pueda reconocerla posteriormente, este importe no forma parte de la liquidación ordinaria, ya que nace de una declaración judicial o de un acuerdo posterior entre las partes, y no de la mera extinción inicial del contrato.

Diferenciar claramente finiquito e indemnización evita errores frecuentes y reduce riesgos en la gestión de salidas.

3. DESCUENTOS EN EL FINIQUITO.

Al elaborar el finiquito es habitual que surja la duda: ¿pueden practicarse descuentos sobre el importe final?

La respuesta es afirmativa, pero únicamente en los supuestos permitidos por la normativa y siempre con respaldo documental. No se trata de compensar cantidades de forma discrecional; cualquier deducción sin base jurídica clara puede terminar en reclamación judicial o incluso en sanción administrativa.

Uno de los supuestos más habituales es el de anticipos o préstamos concedidos por la empresa. Si la persona trabajadora ha recibido un adelanto salarial o un préstamo y queda cantidad pendiente de devolución, puede compensarse en el finiquito, siempre que exista acuerdo previo por escrito y el cálculo sea claro, exacto y verificable.

Otro escenario frecuente es el disfrute de más días de vacaciones de los generados hasta la fecha de extinción. En ese caso, puede incluirse un ajuste negativo en el finiquito para regularizar la diferencia. Es esencial que el cálculo de días esté correctamente realizado y documentado, ya que cualquier error puede convertir una compensación legítima en un conflicto.

También cabe descontar cantidades derivadas de errores en nómina o pagos indebidos. Si se ha abonado un salario, incentivo u otro concepto por error o de forma anticipada, la compensación será válida siempre que pueda acreditarse de forma objetiva el origen del error y el importe exacto.

En definitiva, es posible compensar importes ciertos, líquidos y exigibles, con base legal y documental suficiente o con consentimiento previo de la persona trabajadora. Esa es la clave de seguridad jurídica en la gestión de salidas.

Por el contrario, no deben descontarse conceptos dudosos, no formalizados o basados únicamente en expectativas. Un ejemplo clásico es la no devolución de material o equipos sin inventario firmado, cláusula contractual o registro de entrega. Sin ese soporte, la deducción carece de fundamento y puede considerarse indebida.

En la práctica de RR. HH., la regla es sencilla: si no está documentado y no es jurídicamente exigible, no debe descontarse del finiquito.

4. Entrega del finiquito: cuándo y cómo.

La forma en que se entrega el finiquito es tan importante como su cálculo. Un procedimiento informal o poco documentado puede generar conflictos.

El finiquito debe entregarse en el momento de la finalización del contrato. En caso de no poder entregarlo será necesario remitirlo a la persona trabajadora a la mayor brevedad. Retrasar la entrega puede derivar la generación de interés del dinero.

En cuanto a la entrega, existen varias modalidades:

• Papel: la forma tradicional y más segura para pruebas legales.
• Digital: válida si la empresa tiene sistemas seguros y se puede verificar la identidad de la persona trabajadora.
• Correo certificado o burofax: especialmente útil si la persona trabajadora no se encuentra físicamente disponible.

Una entrega clara y transparente no solo minimiza riesgos legales, sino que también refleja un compromiso de la empresa con la comunicación profesional y respetuosa hacia la persona trabajadora.

En caso de que la entrega se realice en persona, la persona trabajadora afectada puede solicitar la presencia de algún miembro de la representación legal de las personas trabajadoras.

4. FIRMA DEL FINIQUITO.

La firma de la persona trabajadora únicamente tiene como finalidad constatar que ha recibido la documentación o comunicación; no implica su conformidad con el contenido o el cumplimiento del requisito indicado.

Por ello, diferenciamos tres escenarios posibles:

1. Firma sin reservas: La persona trabajadora firma normalmente, acreditando únicamente la recepción de la documentación.
2. Firma con aclaración “no conforme”: La persona trabajadora firma añadiendo la indicación “no conforme”. Esto tampoco genera inconvenientes para la empresa, ya que sigue quedando constancia de la entrega.
3. Rechazo a firmar: Si la persona trabajadora se niega a firmar, la entrega deberá certificarse mediante la firma de al menos dos testigos que acrediten la entrega efectiva.

En todos los casos, se deberán generar dos copias de la documentación: una para la persona trabajadora y otra para la empresa, garantizando así la constancia formal de la entrega.