El despido es, probablemente, la decisión más sensible que puede adoptar una empresa en la gestión de su plantilla. No solo por su impacto en la persona trabajadora afectada, sino por las consecuencias económicas, reputacionales y organizativas que puede generar si se gestiona de forma incorrecta.

Desde la experiencia práctica, muchos conflictos judiciales no nacen porque la empresa “no tuviera razón”, sino porque no se paró a analizar el riesgo real antes de ejecutar la decisión. En otros casos, el problema no fue la causa, sino la forma, el momento o la falta de coherencia con actuaciones anteriores.

Por eso, más allá de etiquetas como despido disciplinario u objetivo, RRHH debería plantearse una pregunta previa mucho más relevante:

¿Este despido es jurídicamente defendible dentro de un año… con la información y las pruebas que tendremos entonces?

A continuación, te propongo siete preguntas clave que ayudan a detectar, con bastante fiabilidad, cuándo un despido es razonable y cuándo se está entrando en una zona de riesgo elevado.

1. ¿Existe una causa clara y concreta, o solo un malestar general?

Uno de los principales focos de riesgo aparece cuando la decisión extintiva se fundamenta en percepciones imprecisas, difíciles de trasladar al plano jurídico.

En un procedimiento judicial no resultan suficientes afirmaciones como:

• “No encaja en el equipo”
• “La actitud no es la adecuada”
• “No rinde como esperábamos”

Los órganos judiciales no enjuician sensaciones, climas laborales o impresiones subjetivas. Analizan hechos concretos, ubicables en el tiempo y objetivamente reprochables.

Por ello, es imprescindible poder describir con precisión qué ha ocurrido y cuál es la infracción en la que esos hechos se encuadran, ya sea conforme al convenio colectivo aplicable o al Estatuto de los Trabajadores. Sin esa conexión clara entre conducta y tipificación normativa, la posición empresarial en sala queda seriamente debilitada.

2. ¿Puedo probar los hechos con algo más que mi palabra?

Una causa, por muy clara que sea, no existe jurídicamente si no puede probarse.

En la práctica, muchos despidos fracasan porque:

• No existen correos electrónicos.
• No se documentaron incidencias.
• No se identificaron testigos.
• No hay evaluaciones objetivas.

RRHH debería hacerse siempre esta pregunta incómoda, pero imprescindible: “Si mañana tengo que explicar esto por escrito ante un tercero, ¿con qué pruebas lo acompaño?”

La experiencia judicial demuestra que la ausencia de prueba debilita incluso causas reales. Y, al contrario, una buena trazabilidad documental puede convertir un caso dudoso en uno razonablemente defendible.

No se trata de “crear pruebas”, sino de gestionar y conservar adecuadamente la información que ya existe en la organización.

3. ¿He actuado igual con otras personas trabajadoras en situaciones similares?

La igualdad de trato es uno de los criterios que más peso tiene en los tribunales, y también uno de los más olvidados en la toma de decisiones empresariales.

El riesgo aparece cuando:

• Conductas similares no fueron sancionadas.
• Se toleraron incumplimientos durante años.
• Se actuó de forma distinta sin una justificación clara.

En estos casos, el foco del juicio se desplaza rápidamente: ya no se analiza solo el comportamiento de la persona despedida, sino la coherencia de la empresa en su conjunto.

Desde RRHH, conviene revisar el historial: ¿Qué se ha hecho en casos parecidos? ¿Se actuó igual? ¿Puede explicarse razonablemente la diferencia?

Porque, en juicio, la desigualdad de trato es un argumento extremadamente eficaz para considerar el despido como desproporcionado.

4. ¿La persona trabajadora pertenece a un colectivo especialmente protegido?

Antes de formalizar cualquier despido, RRHH debería comprobar de forma sistemática si la persona trabajadora se encuentra en alguno de estos supuestos:

• Situación de incapacidad temporal.
• Embarazo, maternidad o paternidad.
• Reducción de jornada, adaptación de jornada o solicitud de conciliación.
• Representación legal o sindical.
• Existencia de denuncias previas o conflicto activo.

La presencia de cualquiera de estos elementos no impide despedir, pero incrementa de forma notable el nivel de exigencia probatoria.

En estos casos la empresa debe ser capaz de demostrar que el despido es completamente ajeno a esa situación protegida. En caso contrario, el riesgo no es ya la improcedencia del despido, sino su nulidad.

5. ¿Se ha seguido correctamente el procedimiento, incluso aunque la causa exista?

Aunque exista una causa real que pueda justificar el despido y la empresa esté en condiciones de acreditarla, eso no es suficiente por sí solo. En materia disciplinaria y objetiva, la forma es tan determinante como el fondo.

El cumplimiento escrupuloso del procedimiento legal y convencional no es un formalismo accesorio: es un requisito esencial de validez. Una decisión bien fundamentada puede terminar siendo declarada improcedente si falla la comunicación o se omiten trámites exigidos.

💡Conviene revisar siempre el convenio colectivo aplicable. No solo para encuadrar correctamente la infracción, sino para comprobar si establece exigencias adicionales: plazos específicos, audiencia previa a la representación legal de las personas trabajadoras, apertura de expediente contradictorio en determinados supuestos o requisitos formales reforzados.

En la práctica, muchos despidos se frustran por errores como:

• Redacciones genéricas o poco precisas en la carta, sin concreción suficiente de fechas, hechos y circunstancias.
• Omisión de trámites obligatorios (audiencias, comunicaciones a la representación legal, respeto de plazos).
• Desatender requisitos específicos previstos en el convenio colectivo.

Desde RRHH es clave interiorizar una idea: un buen fondo no corrige una mala forma. La carta de despido delimita el objeto del procedimiento judicial y fija el marco de defensa. Lo que no esté correctamente detallado en ese momento difícilmente podrá incorporarse después.

El procedimiento no es un mero trámite burocrático. Es una garantía para la persona trabajadora y, al mismo tiempo, un mecanismo de seguridad jurídica para la empresa. Los tribunales lo examinan con especial rigor, y la mayoría de los errores formales que se detectan son evitables.

6. ¿ES EL MOMENTO ADECUADO PARA EJECUTAR EL DESPIDO?

En el ámbito disciplinario, el tiempo juega un papel determinante por una razón adicional: la prescripción. Las faltas prescriben conforme a los plazos previstos en el convenio colectivo o, en su defecto, en el Estatuto de los Trabajadores. Si la empresa conoce los hechos y deja transcurrir el plazo sin actuar, pierde la posibilidad de sancionarlos. La inacción prolongada transmite, además, una idea de tolerancia que debilita seriamente la defensa en juicio.

En los despidos por causas objetivas ocurre algo distinto, pero igualmente relevante: la coherencia posterior. Si se extingue un contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o productivas y, poco después, se contrata a otra persona para el mismo puesto o con funciones sustancialmente idénticas, la credibilidad de la causa puede quedar comprometida. La decisión extintiva debe ser consistente no solo en el momento en que se adopta, sino también en las actuaciones posteriores.

En cualquier caso, debe extremarse la prudencia cuando el despido se produce poco después de que la persona trabajadora haya formulado una queja, reclamación interna o haya ejercitado algún derecho. En estos supuestos entra en juego la garantía de indemnidad, que protege frente a represalias por reclamar derechos laborales. Si existe una proximidad temporal relevante, los tribunales pueden apreciar indicios de vulneración y desplazar la carga de la prueba hacia la empresa, que deberá acreditar de forma contundente que la decisión es completamente ajena a esa reclamación. Actuar sin valorar este riesgo puede convertir un despido defendible en un escenario de posible nulidad.

7. ¿Estoy dispuesto a defender este despido dentro de 12–18 meses?

La pregunta clave no es solo si hoy la decisión parece justificada, sino si podrá sostenerse con la misma solidez dentro de varios meses, cuando llegue el juicio. Los procedimientos laborales no se resuelven al día siguiente. Se analizan tiempo después, en un escenario distinto: puede que las personas que intervinieron ya no formen parte de la organización, que la memoria de los hechos se haya debilitado, que la documentación no esté tan accesible o que el contexto empresarial haya cambiado por completo. Además, lo que en el momento parecía evidente, con el paso del tiempo se examina con una mirada mucho más fría y técnica.

Por eso, antes de adoptar la decisión, conviene hacer un ejercicio de anticipación probatoria. Valorar si habrá testigos disponibles y coherentes, si la trazabilidad documental es suficiente y consistente, y si la empresa podrá explicar la decisión con claridad, sin contradicciones y con serenidad ante un órgano judicial. Cuando estas preguntas generan dudas razonables, no estamos solo ante un problema jurídico, sino ante una señal de alerta en términos de gestión. En ocasiones, esa reflexión lleva a reforzar la preparación del expediente; en otras, a plantear si realmente el despido es la herramienta más adecuada para abordar la situación.

Conclusión: RRHH no decide la procedencia, pero sí el riesgo

RRHH no determina si un despido será declarado procedente o improcedente; esa valoración corresponde a los tribunales. Lo que sí está en su ámbito de responsabilidad es algo igualmente relevante: el nivel de exposición al riesgo, el posible impacto económico, el desgaste interno que puede generar la decisión y sus consecuencias en términos reputacionales.

La cuestión no es simplemente despedir o no despedir. La verdadera clave está en realizar un análisis previo riguroso, identificar los factores de riesgo —jurídicos, organizativos y relacionales— y asegurarse de que existen sistemas de gestión, seguimiento y documentación que permitan sostener la decisión con coherencia a lo largo del tiempo.

Cuando RRHH actúa desde esta lógica preventiva, las decisiones dejan de ser reactivas y pasan a estar estratégicamente fundamentadas. Se reducen de forma significativa las contingencias en inspecciones de trabajo y en sede judicial, y se refuerza la credibilidad interna de la organización. En definitiva, se profesionaliza una de las actuaciones más sensibles en la gestión de personas, alineando seguridad jurídica y responsabilidad empresarial.