El registro de jornada es, en la actualidad, un asunto central para todos los profesionales de Recursos Humanos. Esta relevancia se debe, en gran medida, a la tensión existente en torno a la obligación —o no— de digitalizarlo. No obstante, es la gestión cotidiana de inspecciones y conflictos relacionados con la jornada laboral dentro de la organización lo que realmente pone de manifiesto la necesidad de abordar esta cuestión con rigor.

A ello se añade el escenario recurrente en el que la persona trabajadora se niega a realizar el registro.

En esta entrada explicaremos de manera clara cuáles son las obligaciones vigentes, qué cambios se están planteando, cuáles son los errores más frecuentes y cómo corregirlos.

1. ¿Qué es el registro de jornada y por qué es obligatorio?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores regula que todas las empresas – independientemente de su tamaño – deben garantizar el registro diario de la jornada.

Esto es, las empresas deben disponer de un sistema que permita a las personas trabajadoras dejar constancia de sus horas de trabajo diarias. En concreto, de acuerdo con el referido artículo, este sistema deberá incluir:

«[…] el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.»

Aunque la norma hace referencia a que se registre el inicio y finalización de la jornada, en la práctica se registran, al menos, las pausas de las jornadas partidas para diferenciar ese período, que no es tiempo de trabajo, del resto del día, que sí lo es.

Es importante señalar que, aunque no es obligatorio registrar estas pausas para cumplir con la normativa laboral, todo el tiempo registrado de inicio a fin se presume tiempo de trabajo efectivo y se deberá retribuir como tal.

En este sentido, el Tribunal Supremo ha avalado la política empresarial de obligar a registrar cualquier pausa para ir a fumar, a desayunar o tomar un café, para diferenciarlas del tiempo de trabajo. En este punto, no obstante, deberá revisarse que el convenio no establezca como tiempo de trabajo los 15 minutos de descanso que corresponden a las personas que realizan 6 o más horas seguidas. Si se considerasen tiempo de trabajo, no sería oportuno su registro diferenciado.

2. Cómo hacerlo bien: Pasos prácticos.

La validez del sistema de registro de jornada debe revisarse desde antes de su implantación. No puede la empresa decidir cómo quiere hacerlo e implantarlo, si no que la norma obliga a que el sistema se elija en un proceso de negociación con la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT). Ello sin perjuicio de que si no se llega a acuerdo, la empresa pueda implantarlo tras la consulta de la RLPT.

Una vez garantizado el proceso de decisión e implantación del sistema de registro, para asegurar su validez, debe garantizarse que este sea:

• Objetivo. El sistema no puede quedar al arbitrio exclusivo del empresario ni basarse en presunciones.

💡Un registro donde la personas trabajadora se limita a firmar que cumple «su horario habitual» sin anotar horas reales carece de objetividad.

• Fiable. Este requisito exige que el sistema sea fidedigno y no manipulable. Debe garantizar que los datos introducidos no puedan ser alterados posteriormente por ninguna de las partes para modificar la cuantía de horas trabajadas.

💡Un registro en el que la persona se limita a escribir su jornada diaria indicando entrada, por ejemplo, a las 8:00h y salida a las 17:00h cada día, no refleja la realidad, no es fidedigno.

• Accesible. El registro debe estar permanentemente a disposición de tres colectivos específicos: las personas trabajadoras, sus representantes legales (RLPT) y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)

💡Aunque por ahora el registro en papel es válido, dificulta cumplir con este requisito.

Finalmente, debe tenerse en cuenta que la empresa está obligada a guardar los registros por un plazo de 4 años.

Sin perjuicio de todo lo anterior, debe valorarse también el riesgo de ciertos sistemas que se han considerado demasiado intrusivos. Por ejemplo, la Agencia Española de Protección de Datos ha recordado que no puede obligarse a fichar con datos biométricos (como la huella dactilar o el reconocimiento facial) si no existe un consentimiento explícito y específico por parte de las personas trabajadoras, dado que se trata de datos personales sensibles.

3. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO.

El incumplimiento de disponer del registro de jornada obligatorio conlleva distintas consecuencias.

La primera y más clara es la posibilidad de una sanción por parte de la Inspección de Trabajo. No disponer de registro o hacerlo en un sistema que no cumple con los requisitos necesarios se tipifica como una infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, pudiendo ser sancionada con una multa de entre 751 y 7.500€.

Además, en caso de reclamación de horas extraordinarias, tras el indicio señalado por la persona trabajadora, recae en la empresa la carga de la prueba, requiriéndose en los tribunales la aportación del registro de jornada para justificar la inexistencia de esas horas.

Finalmente, para los supuestos de personas con jornada parcial, de no llevarse el registro, se presume automáticamente que su contrato es en realidad a jornada completa, salvo que la empresa pueda demostrar que no es así. Aquí son especialmente sensibles aquellas personas que realizan varias horas complementarias, dificultando la prueba de parcialidad por parte de la empresa en caso de no disponer del registro.

4. ¿Y si es la persona trabajadora la que incumple?

En no pocas ocasiones, es la persona trabajadora la que no cumplimenta el registro de jornada. Aún así, la obligación de disponer del registro es de la empresa y, en caso de Inspección de Trabajo, señalar que la persona no lo ha cumplimentado, no evitará la sanción.

Así, la obligación de la empresa no se limita a poner a disposición el sistema de registro, si no a garantizar que este se realiza.

Para ello, dispone de varias herramientas:

• La primera y fundamental, la comunicación: es vital dar unas instrucciones claras y por escrito sobre el sistema y su cumplimentación, así como ir haciendo recordatorios de estas instrucciones y de la obligación de cumplimentarlo.

• La segunda, más reactiva, el poder disciplinario: si una persona trabajadora se niega a realizar el registro, y la negativa o desidia se mantiene de forma reiterada tras advertirle de su obligación, la empresa puede sancionar por desobedecer instrucciones.

5. Cambios y tendencias para 2026.

Junto con el ya olvidad Proyecto de Ley para reformar la jornada anual en España, se pretendía establecer la obligación de que el registro de jornada fuese digital (prohibiendo de esta manera, la actualmente válida versión en papel). La referida normativa no prosperó, pero el Gobierno empezó la tramitación para regular los cambios en el registro de jornada.

Lo que se pretende es que el registro digital permita la inalterabilidad y trazabilidad exacta del registro, permitiendo a la Inspección el acceso en remoto y a tiempo real des de cualquier punto (lo que puedes imaginar, requiere de un sistema informático por parte de la Inspección que no parece existir todavía).

A finales de enero del 2026 no se ha aprobado nada, y no queda claro que con la situación parlamentaria actual pueda llegar a aprobarse, pero las empresas no harían mal en avanzar hacia un sistema digital para cubrirse ante futuros cambios normativos así como para garantizar mejor la fiabilidad y acceso al registro.

6. Diferencia con el registro de horas extraordinarias.

Para finalizar, simplemente apuntar la diferencia del registro de jornada y el registro de horas extraordinarias.

El registro de jornada es para toda la plantilla, con los requisitos de objetividad, fiabilidad y accesibilidad que hemos visto en esta entrada.

Por su parte, el artículo 35.5. del Estatuto de los Trabajadores, regula la obligación de entregar junto con la nómina, un registro resumen de las horas extraordinarias realizadas.

Disponer del registro retributivo puede ayudarte a cumplir con la segunda obligación, pero no exime de la obligación de entregar a la persona trabajadora, junto con la nómina, ese resumen de las horas extraordinarias que haya realizado.