Las sanciones disciplinarias forman parte de la gestión diaria de personas en cualquier empresa. Retrasos reiterados, incumplimientos de normas internas, faltas de respeto o desobediencia son situaciones que deben gestionarse con rapidez… pero también con mucho cuidado.

Porque sancionar mal no solo no soluciona el problema, sino que puede generar uno mayor: impugnaciones, conflictos laborales, pérdida de autoridad interna e incluso, como vimos en la entrada interior, blindaje frente a futuras sanciones.

En este artículo repasamos cómo sancionar correctamente, qué errores evitar y qué criterios debe tener claros cualquier profesional de la gestión de personal para no meterse en un problema legal.

1. El poder disciplinario existe, pero no es ilimitado.

La empresa tiene potestad para sancionar los incumplimientos laborales de las personas trabajadoras. Ahora bien, este poder no es discrecional ni automático.

Para que una sanción sea válida debe cumplir, como mínimo, estos requisitos:

• Existencia real de unos hechos que puedan probarse.
• Tipificación clara en el convenio colectivo o Estatuto de los Trabajadores.
• Proporcionalidad entre la falta y la sanción.
• Respeto al procedimiento legal o convencionalmente establecido.
• Informar a la representación legal de las personas trabajadoras en caso de sanciones muy graves (también de leves y graves si así lo exige el convenio).
• La sanción no puede consistir en una reducción de vacaciones, derechos de descanso o retribución.

Cuando alguno de estos elementos falla, la sanción queda expuesta a ser anulada.

2. La importancia de la tipificación de la falta.

Una vez se han detectado hechos que se consideran sancionables y que pueden probarse por parte de la empresa, debemos hacernos siempre esta pregunta:

¿Dónde está tipificada exactamente esta conducta?

Las faltas y sanciones deben estar recogidas en el convenio colectivo aplicable o en el Estatuto de los Trabajadores en caso de sanciones muy graves que justifican el despido.

Así, es necesario revisar el convenio colectivo de aplicación y analizar en qué falta encajan los hechos realizados por la persona trabajadora.

💡Un consejo, revisa siempre la totalidad de la faltas: las leves, las graves y las muy graves. En ocasiones podemos pensar que los hechos acaecidos son muy graves, detectar una falta muy grave que nos encaja y proceder a la sanción, solo para descubrir más adelante que en las faltas graves había una muy parecida en la que el supuesto encajaba mejor.

Además, el convenio colectivo también regulará las sanciones que pueden imponerse (amonestación verbal, amonestación por escrito, suspensión de empleo y sueldo, despido, entre otras) para cada tipo de falta.

Sancionar una conducta que no está claramente tipificada o aplicar una sanción superior a la prevista es una de las vías más rápidas hacia la nulidad de la sanción.

4. Proporcionalidad.

No todas las faltas son iguales ni pueden sancionarse del mismo modo.

Al valorar la sanción, es clave tener en cuenta:

• La gravedad del hecho.
• La reiteración o no de la conducta.
• El perjuicio causado.
• La intencionalidad.
• Los antecedentes disciplinarios.

Una sanción desproporcionada puede ser anulada incluso aunque la conducta haya existido.

En este sentido, debe existir coherencia en la actuación empresarial. Si dos personas realizan los mismos hechos, deberían ser sancionadas de la misma manera, salvo que alguna, por ejemplo, tenga ya antecedentes disciplinarios que justifiquen una mayor sanción. No puede la empresa aplicar distintas sanciones por los mismos hechos de manera arbitraria.

Igualmente es importante destacar en relación con la proporcionalidad, la permisividad que la empresa haya podido tener anteriormente. Esto es, unos hechos que han venido realizándose en el tiempo sin que la empresa los haya sancionado, aunque sean graves o muy graves no podrán ser sancionados con esta gravedad, dado que sería sorpresivo. Si la empresa ha estado tolerando una actuación (aunque no fuese voluntaria y conscientemente) antes de sancionar con severidad deberá advertir o amonestar para que las personas trabajadoras sean conscientes de que, desde ese momento, esa actuación será sancionada de acuerdo con el convenio colectivo de aplicación.

5. La forma también importa: cómo comunicar la sanción.

No basta con preparar bien la sanción, también es necesario comunicar bien la sanción.

La comunicación escrita debe incluir:

• Hechos concretos y fechas. No son válidas las menciones genéricas a hechos sancionables, es imprescindible detallar estos hechos, cuando se produjeron y si hubo testigos de los mismos, todo ello a efectos de garantizar la defensa de la persona trabajadora a la que se le están imputando estos hechos.
• Tipificación exacta.
• Sanción impuesta y, de ser el caso, fecha de cumplimiento.

Además, para acreditar la entrega de esta comunicación escrita es oportuno realizar dos copias de la carta: la que se queda la persona trabajadora y la que se queda la empresa firmada por la persona trabajadora.

Para la entrega de la sanción, si la persona trabajadora así lo solicita, deberán estar presentes los miembros de la representación legal de las personas trabajadoras.

💡No debe cundir el pánico si la persona trabajadora quiere firmar como «no conforme» o se niega a firmar. Este documento no comporta que la persona acepte la sanción, solamente que la recibe. Si firma como «no conforme» la entrega es válida igualmente. Si no quiere firmar, deben firmar otras dos personas como testigos de que se entrega la carta (una copia para la persona trabajadora y otra para la empresa).

Hay algunos casos en los que existe representación legal de las personas trabajadoras o secciones sindicales, además, debe hacerse un paso previo a la aplicación de la sanción:

a. Cuando la persona sancionada está afiliada a algún sindicato, debe darse audiencia al delegado sindical para que de su opinión sobre los hechos en un plazo concreto (en ocasiones no dicen nada, no pasa nada, el intento por parte de la empresa queda acreditado).

b. Cuando la persona sancionada es representante legal de las personas trabajadoras (delegado de personal o miembro del comité de empresa) o delegado sindical, debe iniciarse un expediente contradictorio en el que se dará audiencia al propio interesado y al resto de los miembros de la representación legal de las personas trabajadoras.

7. Documentar antes, durante y después.

Una buena gestión disciplinaria empieza antes de sancionar.

Buenas prácticas clave:

• Registrar advertencias previas cuando proceda.
• Conservar pruebas.
• Dejar constancia de reuniones y comunicaciones.
• Mantener coherencia entre casos similares.

La falta de documentación es uno de los principales motivos por los que las sanciones caen en vía judicial: la empresa no puede probar los hechos imputados en la carta o la proporcionalidad de su actuación.

Todo lo anterior no debe limitar la actuación de la empresa de forma automático, si no que debe tenerse en cuenta para valorar y preparar la actuación. Aplicar sanciones correctamente genera seguridad jurídica y refuerza la autoridad empresarial, reduciendo conflictos futuros.

Un buen profesional no es el que sanciona más o no sanciona nunca, sino el que sabe cuándo, y cómo sancionar. Ahora tu ya lo sabes.